Die Informationsarchitektur zwischen SharePoint, Teams, OneDrive und Outlook

Durch die coronabedingte Homeofficewelle hat Teams (nicht nur) Deutschland erobert und ganz plötzlich wurde die Arbeit über die Cloud zum Alltag von vielen von uns.

Teams ist also in aller Munde, SharePoint sagt schon nicht mehr ganz so vielen Leuten etwas (ist es das selbe wie OneDrive?) und was soll eine Hubsite sein?

Wer sich mit MS Teams befasst, der wird bald feststellen, dass MS Teams keine standalone Lösung ist, sondern tief im M365-Unviersum verwurzelt ist.


Das Schaubild kann Ihnen dabei helfen, die Informationsarchitektur von Microsoft besser zu verstehen:


"Am Anfang war das Intranet" - Historisch betrachtet bildet SharePoint, das Microsoft Intranet, das erste Element für die online Zusammenarbeit.


Generell gibt es in SharePoint zwei unterschiedliche Arten von Seiten: Informationsseiten und Teamseiten.

Informationsseiten dienen der OneWay-Information und können quasi als Sprachrohr des Unternehmens betrachtet werden.

Teamseiten sind zur Zusammenarbeit gedacht und entstehen mit jedem Team, das in Teams erstellt wird. Der Dateispeicher, der in Teams sichtbar ist, ist in Wahrheit die Teamseite in SharePoint, die mit dem Team verbunden ist.


Die SharePoint-Startseite (home site) begrüßt alle Mitarbeiter des Unternehmens und versorgt sie mit den wichtigsten Informationen. Das kann von Links zu Informationen für Mitarbeiter bis hin zum Wetter oder Firmenveranstaltungen alles sein, je nachdem welche Inhalte für die Firma wichtig sind. Sie ist klassischerweise eine Informationsseite.


Sie verzweigt auf unterschiedliche Hubsites. Hubsites können mehrere Team- und Informationsseiten inhaltlich an einem Ort bündeln und sorgen dafür, dass Mitarbeiter Inhalte leichter finden und Berechtigungen einfacher verwaltet werden können. Hubsites bilden in den meisten Fällen die Aufbaustruktur ab (ob diese nun hierarchisch oder prozessorientiert ist, ist zweitrangig), beispielsweise könnte man für jede Abteilung einen Hub erstellen und in ihm alle abteilungsspezifischen Bereiche bündeln. Bei einer Organisationsabteilung wären das klassischerweise das Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement.

Wichtig: SharePoint empfiehlt eine flache Hierarchie, in der alle Hubs nebeneinander sind und die Seiten eines Hubs gleich berechtigt sind.


Microsoft Teams setzt auf diese Architektur auf und ist der Ort, der für die Zusammenarbeit genutzt wird. Hier haben die unterschiedlichen Teams die Möglichkeiten sich alle Werkzeuge, Apps, Dateien, die sie zum Arbeiten brauchen, an einen Ort zu holen und sich den optimalen Arbeitsplatz zu bauen. Der Fokus liegt dabei ganz klar auf Interaktion und Informationsaustausch.


Und nun zurück zur Frage: Und was ist eigentlich OneDrive?

Microsoft OneDrive ist der CloudSpeicher von Microsoft.

OneDrive for Business ist der Speicher, der alle SharePoint-Dateien speichert und für die geschäftliche Nutzung gedacht ist.

OneDrive personal ist Ihr persönlicher Speicher, der für alle Dateien gedacht ist, die Sie (noch) nicht frei zugänglich machen möchten. (Sie können Dateien trotzdem mit ausgewählten Personen teilen, jedoch bleibt die Hoheit über das Dokument bei Ihnen, sie können ihren Kollegen auch jederzeit den Zugriff wieder entziehen 😛.)


Sie sehen: Sie haben eine Menge Möglichkeiten Informationen und Dateien zu teilen - ganz ohne E-Mail. Es ist durchaus möglich Outlook nur noch für die Kommunikation mit externen Personen zu nutzen! 💡

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