Gemeinsames Aufgabenmanagement mit Planner



Der letzte BLOG-Artikel hat gezeigt, wie Du ToDo für Dein persönliches Aufgabenmanagement nutzen kannst. Heute geht es um die gemeinsame Aufgabenplanung. Hierfür ist in den meisten Fällen Planner die richtige App.

Planner eignet sich sowohl für kleinere Projekte, als Kanban- oder SCRUM-Board, aber auch als Aufgabenübersicht für das Team.


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Wo finde ich Planner?

Du kannst Planner ganz einfach über den Browser aufrufen, ihn zu Deinem Team in Teams hinzufügen und es sogar als App auf dem Handy nutzen! Wie das geht, erfährst Du hier.


Was kann Planner?


Planner ist die App für das gemeinsame Aufgabenmanagement.


Den Überblick behalten

Sorgt im Team für eine strukturiert Aufgabenübersicht, indem ihr Eure Aufgaben durch sogenannte Buckets clustert. Ihr könnt für jeden Themenbereich, in dem Ihr arbeitet, eine eigene Liste erstellen oder ihr clustert Eure Aufgaben nach Bearbeitungsstatus,ect..

Kategorien dienen Euch als zweite Gliederungsebene. Jede Aufgabe kann dann unterschiedlichen Kategorien zugewiesen werden.




Weitere allgemeine Informationen zu Planner findest Du hier.


In diesem BLOG-Artikel möchte ich Dir ein paar Tipps und Tricks zu Planner zeigen:

 

Planner Tipps & Tricks

  1. Weise pro Aufgabe wenn möglich nur eine Person zu

  2. Mehrere Personen sollen gleichzeitig dieselbe Aufgabe erledigen

  3. Checke den aktuellen Status mit der Kommentarfunktion

  4. Sichere Dir ein Backup

  5. Spare Dir Doppelarbeit dank der Kopierfunktion

 

Weise pro Aufgabe wenn möglich nur eine Person zu

Hierzu fällt mir ein Spruch ein, den ich zwar nicht mag, der aber den Nagel auf den Kopf trifft:

Was bedeutet TEAM? --> Toll Ein Anderer Machts

Aufgaben, die mehreren Personen zugewiesen werden, haben eine geringere Chance erledigt zu werden, weil sich niemand verantwortlich fühlt. Deswegen: Weise pro Aufgabe wenn möglich nur eine Person zu.


Mehrere Personen sollen gleichzeitig dieselbe Aufgabe erledigen

Folgende Situation: Bis zum nächsten Teammeeting sollen alle Teammitglieder eine Liste mit Ihren wichtigsten Prioritäten und Projekten erstellen.

Wenn Ihr hierfür eine Aufgabe in Planner erstellt und diese dann allen Teammitgliedern zuweist, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass der Erste, der die Aufgabe erledigt hat, die ganze Aufgabe abhakt. Dadurch verschwindet sie und die anderen vergessen sie womöglich. 😑


Um das zu vermeiden, gibt es zwei Tricks:

  1. Weise solche Aufgaben über die Checkliste hinzu. Dann kann jeder, der die Aufgabe gemacht hat, einfach einen Haken bei seinem Namen in der Checkliste setzen.

  2. Kopiere die Aufgabe und weise sie einzeln zu.


Checke den aktuellen Status mit der Kommentarfunktion

Die Kommentarfunktion bietet Euch die Möglichkeit einen tagesaktuellen Status zur Aufgabe hinzuzufügen. Allerdings können Kommentare im Nachhinein nicht mehr geändert werden.

Über das Einstellungsrädchen rechts oben, kannst Du bestimmen, ob Du über neue Kommentare benachrichtigt werden möchtest oder nicht.


Generell gilt für Kommentarbenachrichtigungen:

👉🏻Du erkennst Aufgaben, die Kommentare enthalten an der Chatblase auf der Aufgabenkarte 💬

👉🏻Bei jedem neuen Kommentar geht eine Benachrichtigungsmail an die zugrunde liegende M365-Gruppe raus (und somit nicht an die Postfächer der Gruppenmitglieder ☝🏻) und an alle Personen, die dieselbe Aufgabe ebenfalls kommentiert haben.


Sichere Dir ein Backup

Leider gibt es von Microsoft selbst keine Möglichkeit gelöschte Aufgaben wieder herzustellen. Falls Ihr diese Funktion für Euer Team braucht, dann...


👉🏻 könnt Ihr Euch jede Woche einen Excel-Export des Plans herunterladen. Dort habt Ihr dann zumindest einen Überblick über alle vorhandenen Aufgaben (ohne Kommentare).

👉🏻 oder Ihr besorgt Euch eine externe Backup-Lösung. Meines Wissens gibt es diese bisher nur von AvePoint.


Spare Dir Doppelarbeit dank der Kopierfunktion

Microsoft Planner bietet Euch die Möglichkeiten, sowohl Eure Aufgaben als auch den ganzen Plan zu kopieren. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn...


👉🏻ihr wiederkehrende Aufgaben habt.

Erstellt Euch hierfür Aufgaben als Templates und kopiert diese einfach!

👉🏻ihr wiederkehrende Aufgabenserien oder Projekte habt.

Dann kopiert einfach den Plan! (Hierfür müsst Ihr Planner über den Browser öffnen.)







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