Letzte Woche haben wir mit der Strategie von Microsoft den Einstieg in das persönliche Aufgabenmanagement begonnen. Ab heute gehen wir mit jedem BLOG-Post in die Tiefe und nehmen uns die zur Verfügung stehenden Applikationen häppchenweise vor.
Dabei beginnen mit dem Kern des persönlichen Aufgabenmanagements 👉🏻 der App To Do.
Wo finde ich To Do?
To Do ist die App von Microsoft für das persönliche Aufgabenmanagement. Du kannst To Do ganz einfach über den Browser aufrufen, Dir die App auf Deinen PC installieren und es sogar als App auf dem Handy nutzen! Wie das geht, erfährst Du hier.
Was kann To Do?
To Do ist die App für das persönliche Aufgabenmanagement.
Behalte den Überblick, indem Du Deine Aufgaben clusterst. Du kannst nämlich für jeden Themenbereich, in dem Du arbeitest, eine eigene Liste erstellen. Jede Aufgabe kann wiederum mit in sich in einzelne Schritte geclustert werden, die einzeln abgehakt werden können. Darüber hinaus können die Aufgaben natürlich terminiert werden und mit einem Reminder versehen werden.
Durch die Funktion "Mein Tag" steht Dir jeden Tag eine leere Liste bereit, in die Du alle Aufgaben ziehen kannst, die Du heute erledigen möchtest. (To Do schlägt Dir hierfür immer die Aufgaben vor, die heute oder die nächsten Tage anstehen, so dass Du nichts übersiehst.)
Das waren jetzt die Grundfunktionen von To Do. Es kann allerdings noch einiges mehr! Im Folgenden stelle ich Dir meine Lieblingsfunktionen vor:
Meine Lieblingsfunktionen in To Do
Automatische Übertragung von Emails als Aufgaben in To Do
Zuerst musst Du sicherstellen, dass in den Einstellungen von To Do die Verbindung zu Outlook hergestellt ist. Danach wird jede Email, bei der Du die rote Fahne anklickst automatisch in To Do unter gekennzeichnete Emails als Aufgabe geführt. Jetzt kannst Du wie bei allen anderen Aufgaben das Fälligkeitsdatum ändern, einen Reminder setzen, Dateien anhängen, ect.
Geheimtipp: Speichere Dir einzelne Sätze aus Mails als Aufgaben in To Do!
Hierfür benötigst Du Outlook online
Markiere die entsprechende Textstelle und bleib einfach etwas länger mit dem Mauszeiger auf der markierten Stelle. Klicke dann auf das erscheinende To Do - Symbol und schon ist die Aufgabe erstellt! 😃
Verwendung der Kategorien aus Outlook
Outlook stellt Dir die Funktion "Kategorien" zur Verfügung, damit Du Deinen Posteingang übersichtlicher gestalten kannst. Du selbst erstellst die Kategorien und weißt jeder Kategorie eine Farbe zu. Wenn Du nun eine Mail einer Kategorie zuordnest, ist das sofort über die Farbe erkennbar. Darüber hinaus kannst Du Deine Mails über die Suchfunktion auch nach Kategorien filtern oder nur innerhalb einer bestimmten Kategorie suchen.
Wie genau Du kategorisierst, ist Dir überlassen. Du könntest beispielsweise nach Aktivität kategorisieren (lesen, bearbeiten, weiterleiten,...), nach Deinen verschiedenen Aufgabenbereichen (Projektmanagement, Prozessmanagement, Bürokratie,....) oder auch nach Deinen Kunden.
Du siehst, wenn man die Kategorisierungsfunktion erst einmal nutzt, ist sie nicht mehr wegzudenken. Und jetzt kommt der Clue: To Do übernimmt die Kategorien aus Outlook automatisch, sodass Du sie auch auf Deine Aufgaben anwenden kannst.
Wenn Du Dir also erst einmal ein System ausgedacht hast, nach dem Du Dich strukturierst, kannst Du es in beiden Applikationen verwenden!
Tipp für's Jobsharing: Aufgabenliste teilen
Hast Du gewusst, dass Du einzelne Aufgabenlisten in To Do mit anderen Personen teilen kannst? Das macht beispielweise Sinn, wenn Du gemeinsam mit einer anderen Person an den gleichen Aufgaben arbeitest (#Jobsharing).
Gehe hierfür einfach in To Do auf die Liste, die Du teilen möchtest und klicke dann rechts oben auf Teilen.
