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AutorenbildSophie Gräfin Brühl

SharePoint und Copilot: So schützen Sie Ihre Daten vor ungewollten Einblicken




KI-Assistenten wie Copilot revolutionieren die Arbeitswelt. Doch der Einsatz dieser leistungsstarken Tools birgt auch Risiken. Während Copilot die Produktivität steigert und neue Möglichkeiten eröffnet, lauern Gefahren wie unbeabsichtigte Datenlecks.


So kann es durchaus passieren, dass vertrauliche Kundeninformationen, Geschäftsgeheimnisse oder persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter plötzlich für unbefugte Personen zugänglich werden – etwa durch eine versehentliche Freigabe.


Wie Sie verhindern, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten in falsche Hände geraten und die Reputation Ihres Unternehmens schädigen, erfahren Sie hier


Mit Microsoft Copilot die Datenflut beherrschen

Die Stärke von Microsoft Copilot liegt in seiner Fähigkeit, riesige Datenmengen blitzschnell zu durchsuchen und genau die Informationen zu finden, die Sie gerade benötigen.


Das spart Ihnen Zeit und Mühe, da Sie nicht mehr stundenlang in Dokumenten nach bestimmten Passagen suchen müssen. Doch diese umfassende Suchfunktion birgt auch eine Schattenseite: Durch seine Fähigkeit, tief in Ihrer Datenlandschaft zu graben, kann Copilot auch auf Informationen zugreifen, die eigentlich vertraulich sind und für Sie nicht sichtbar sein sollten.


Das bedeutet, dass selbst bei sorgfältig konfigurierten Berechtigungen sensible Daten durch menschliche Fehler offengelegt werden können. Ein versehentlich freigegebener Link, ein heruntergeladenes Dokument oder eine missbräuchliche Nutzung von Sharing-Funktionen können dazu führen, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten


SharePoint – die Grundlage für Ihre Daten


SharePoint ist die zentrale Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdaten. Doch allein die Konfiguration von Berechtigungen reicht nicht aus, um Ihre Daten umfassend zu schützen. Während Berechtigungen theoretisch festlegen sollen, wer auf welche Daten zugreifen darf, bieten sie in der Praxis keinen ausreichenden Schutz. Denn selbst wenn die Zugriffsrechte korrekt konfiguriert sind, können autorisierte Nutzer diese Rechte missbräuchlich nutzen. Dokumente können kopiert, weitergeleitet oder öffentlich zugänglich gemacht werden, ohne dass die Berechtigungsstruktur verletzt wird.


Warum Berechtigungen allein nicht ausreichen:


  • Dynamische Datenumgebungen: Daten werden ständig erstellt, geändert und verschoben. Eine statische Berechtigungsstruktur kann schnell überfordert sein.

  • Menschlicher Fehler: Unbeabsichtigte Freigaben, versehentliches Löschen oder das Teilen von Dokumenten mit falschen Personen sind häufige Fehlerquellen.

  • Gezielte Angriffe: Cyberangriffe zielen oft auf Schwachstellen in der Berechtigungsverwaltung ab.


Sensitivity Labels: Der Schlüssel zum umfassenden Schutz


Sensitivity Labels sind ein unverzichtbarer Bestandteil einer umfassenden Datenschutzstrategie. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre vertraulichen Informationen proaktiv zu schützen und das Risiko von Datenlecks zu minimieren. Durch die intelligente Analyse von Inhalten können Labels automatisch zugewiesen werden, unabhängig vom Speicherort des Dokuments. Dies bedeutet, dass sensible Daten auch dann geschützt werden, wenn sie versehentlich in einen unsicheren Ordner verschoben oder mit falschen Personen geteilt werden. Die Verknüpfung von Labels mit spezifischen Schutzmaßnahmen, wie Verschlüsselung und Zugriffseinschränkungen, gewährleistet, dass vertrauliche Informationen konsistent geschützt werden, auch wenn sie sich in verschiedenen Systemen oder Cloud-Umgebungen befinden. Dadurch wird nicht nur die Compliance sichergestellt, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern gestärkt.


Risiken bei ausschließlicher Nutzung von Berechtigungen:


  • Unzureichende Klassifizierung: Ohne Sensitivity Labels ist es schwierig, den Schutzbedarf einzelner Dokumente oder Dateien genau zu bestimmen.

  • Hohes Risiko bei Änderungen: Jede Änderung an der Datenstruktur oder den Berechtigungen birgt das Risiko, dass sensible Daten unbeabsichtigt freigegeben werden.

  • Beschränkte Schutzmaßnahmen: Berechtigungen beschränken sich in erster Linie auf den Zugriff auf Daten. Sie bieten keinen Schutz vor Datenverlust oder -missbrauch innerhalb der erlaubten Zugriffsrechte.


Lösungsansätze für umfassenden Datenschutz:


  • Sensitivity Labels: Implementieren Sie ein umfassendes System von Sensitivity Labels, um Ihre Daten automatisch zu klassifizieren und zu schützen.

  • Datenverlustprävention (DLP): Setzen Sie DLP-Lösungen ein, um den Verlust sensibler Daten zu verhindern und verdächtige Aktivitäten zu erkennen.

  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen durch, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

  • Mitarbeiter-Schulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit vertraulichen Daten und die Bedeutung von Datenschutz.

  • Microsoft Purview: Nutzen Sie die umfassenden Funktionen von Microsoft Purview, um Ihre Daten zu klassifizieren, zu schützen und zu verwalten.


Fazit


Copilot ist ein wertvolles Werkzeug, um die Produktivität zu steigern. Um die Risiken zu minimieren, ist es jedoch unerlässlich, eine solide SharePoint-Grundlage zu schaffen und geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Durch eine Kombination aus technischen Maßnahmen und Schulungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auch in Zeiten von KI-Assistenten sicher sind.

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