So bereitest du ein Teams-Meeting perfekt vor! 😎
Ein Teams-Meeting vorbereiten? Das kann ja wohl nicht so schwer sein! Ich klicke in den Teams Kalender und lade die entsprechenden Personen ein! 😅
Stimmt! Allerdings gibt es noch ein paar weitere Dinge, die Du tun kannst, damit das Meeting ein Erfolg wird!
Organisatorisch
ZIELE: Was willst du mit dem Meeting erreichen?
Wie bei jedem anderen Meeting auch, solltest Du Dir im Vorhinein bewusst machen, ob es das Meeting überhaupt braucht. Was willst Du mit diesem Meeting erreichen? Was soll das Ergebnis sein?
Und soll im Meeting aktiv zusammen gearbeitet werden, oder handelt es sich um eine Ergebnispräsentation? Das ist wichtig, denn es hat direkte Auswirkungen auf die Art des Meetings (übernächster Absatz).
ZIELGRUPPE
Bei Teams-Meetings spielen die Teilnehmer durchaus eine Rolle für die Organisation. Wenn das Meeting nämlich für die Mitglieder eines bestimmten Kanals bestimmt ist, dann kann es durchaus Sinn machen ein Kanalmeeting anstatt eines einfachen Teams-Meeting zu erstellen.
ART
Du siehst: Die Ziele und die Zielgruppe deines Meetings haben direkten Einfluss auf die passende Art des Meetings:
RESSOURCEN
Je nachdem welche Ziele Du mit dem Meeting verfolgst, hast Du unterschiedliche Ressourcen, die Du vor dem Meeting vorbereiten kannst (Achtung! In Kanalbesprechungen geht das noch nicht!)
Du kannst beispielsweise schon im Vorhinein Dateien in den Termin laden, so dass sich Deine Teilnehmer einlesen können (Achtung! Die Dateien sind nur über Teams im Termin sichtbar, nicht über Outlook!).
Genauso ist es möglich ein Whiteboard vor der Sitzung vorzubereiten, so dass ihr im Meeting gleich losstarten könnt, oder im Vorhinein schon kleine Umfragen zu erstellen, die Du später nur noch starten musst.
Auf diese Weise kannst Du Dein Meeting mühelos interaktiv gestalten und die Teilnehmer bei Laune halten! 😋
Technisch
BESPRECHUNGSOPTIONEN
Über die Besprechungsoptionen kannst Du im Vorhinein festlegen welche "Freiheiten" Du Deinen Teilnehmern gestatten möchtest:
HINTERGRUND
MS Teams bietet Dir die Möglichkeit einen fiktiven Hintergrund zu wählen. Das kann durchaus Sinn machen. Beispielsweise, wenn bei Dir im Hintergrund Leute vorbeigehen und damit von Dir ablenken könnten, oder auch, wenn Dein Hintergrund nicht unbedingt vorzeigetauglich ist 😅.
Du kannst Dir sogar eigene Hintergründe erstellen oder aus dem Internet welche herunterladen und dann verwenden!
LAN-VERBINDUNG
Sicher ist sicher. Besonders wenn im Meeting viele Personen mit Kamera teilnehmen, kann es immer noch zu Verbindungsschwierigkeiten kommen. Falls Du ein LAN-Kabel hast, stecke es vor dem Meeting an! Das kann Euch im Meeting einige Nerven sparen!
TECHNIK - CHECK
Prüfe spätestens 15 Minuten vor dem Meeting, ob Deine Kamera und Dein Mikrofon verbunden und funktionstüchtig sind!
APPS - SCHLIESSEN
Und schließe alle Programme, die im Meeting nicht benötigt werden! Im schlimmsten Fall hast Du ein vertrauliches Dokument geöffnet, dass Du bei der Bildschirmfreigabe allen Teilnehmern öffnest.... 💩
Jetzt kann nichts mehr schief gehen! Viel Spaß beim Meeting! 🐱💻