So erhalten alle Teammitglieder Kanalbesprechungen in ihrem Kalender! 📅
In letzter Zeit wurde ich öfter gefragt, warum in MS Teams bei Kanalbesprechungen nicht automatisch alle Mitglieder des Kanals eine Einladung via Outlook bekommen.
Die Antwort ist relativ simpel: Weil in öffentlichen Kanälen alle Teammitglieder auch Kanalmitglieder sind. Folglich würden immer alle Teammitglieder eingeladen werden, obwohl die eigentliche Zielgruppe wahrscheinlich wesentlich kleiner ist. #Spamgefahr
Think Twice!
Aus diesem Grund bitte ich Dich erst noch einmal zu überdenken, ob Du wirklich immer alle Deine Teammitglieder zu allen Kanalmeetings explizit einladen möchtest. Ansonsten, adressiere die Einladung doch direkt, indem Du Deine Kanalkollegen bei "erforderliche Teilnehmer hinzufügen" einträgst ;)
Anleitung, um allen Teammitgliedern eine Einladung zu senden
Verbinde die zugrundeliegende M365-Gruppe mit Outlook
Teile allen Gruppenmitgliedern mit, dass Sie der Gruppe in Outlook im Posteingang folgen sollen, damit sie die Einladungen erhalten!
Verbindung der M365-Gruppe mit Outlook
Anleitung
Für die Verbindung der M365-Gruppe mit Outlook brauchst Du das Exchange Online PowerShell V2 module. Gib dann folgende Befehle ein:
Import-Module ExchangeOnlineManagement; Get-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName EMAIL des ADMINS
Set-UnifiedGroup -Identity "group" -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Eine ausführliche Doku von Microsoft findest Du hier!
Hintergrund
Sobald Du ein Team in MS Teams erstellst, wird im Hintergrund automatisch auch eine M365-Gruppe erstellt. Über diese Gruppe werden unter anderem die Mitglieder der Gruppe/ Deines Teams verwaltet.
Diese Gruppe ist im Standard, wenn sie durch die Erstellung eines Teams entstanden ist, nicht mit Exchange (also Outlook) verbunden. Dadurch empfangen die Teammitglieder auch keine Termineinladungen, die an die Gruppe gesendet werden - was bei einem Kanaltermin der Fall ist.
Wenn Du die oben beschriebene Anleitung ausführst, dann verbindest Du Dein Team mit Outlook und schaffst somit die Möglichkeit, dass Deine Teammitglieder auch die Kanaltermine per E-Mail empfangen können. Allerdings müssen Sie das erst noch aktiv tun --> deswegen Schritt 2.
Teile allen Gruppenmitgliedern mit, dass Sie der Gruppe in Outlook im Posteingang folgen sollen, damit sie die Einladungen erhalten!
Wenn Deine Teammitglieder Kanaleinladungen automatisch als E-Mail-Einladung erhalten möchten, dann müssen Sie der M365-Gruppe Deines Teams in Outlook im Posteingang folgen. Das klingt erst einmal kompliziert, ist aber Gott sei Dank einfach! 😅
So folgst Du einer Gruppe im Posteingang in Outlook
Öffne Outlook und scrolle in der linken Menüleiste herunter bis zum Überpunkt Gruppen.
Klicke auf Gruppeneinstellungen und
gib an, dass Du alle E-Mails und Ereignisse im Posteingang erhalten möchtest.
Fertig! 😃
Ab jetzt erhältst Du und alle anderen Teammitglieder, die der Gruppe in Outlook folgen, sämtliche Kanaltermine per E-Mail in Outlook! 🎆🎇