Wie bereite ich ein online Meeting vor?
Je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto effektiver ist es auch meistens. Bei Teams-Meetings oder Online Workshops gilt das mehr denn je....
Aus diesem Grund habe ich Ihnen eine Checkliste für die Vorbereitung Ihrer Besprechungen mit Microsoft Teams erstellt, sodass Sie sowohl technisch, als auch organisatorisch an alles denken ;) Vielleicht sind auch ein paar Tipps dabei, die Ihnen noch neu sind.
Die Checkliste können Sie sich gerne hier im Word-Format als Vorlagendatei herunterladen:
MS Teams - Online Meeting Checkliste
Organisatorische Vorbereitungen
Warum ist die Besprechung/ das Meeting notwendig? Legen Sie das Ziel fest!
Legen Sie den Teilnehmerkreis fest
Existiert schon ein Team/ Kanal zum Thema, bzw. mit den passenden Mitgliedern? Erstellen Sie das Meeting im Kanal
Erstellen Sie eine Agenda (und fügen Sie diese in die Einladung ein, damit Ihre Teilnehmer wissen was sie erwartet).
Stellen Sie die Teams-Besprechungseinladung fertig
Machen Sie sich Gedanken über die Ressourcen, die Sie einbinden möchten:
Whiteboard?
Dateien, die im Vorab bereit gestellt werden sollten?
Eine Umfrage während der Besprechung?
Breakout - Rooms?
Chat? (Wichtig! Achten Sie darauf, dass ein Moderator den Chat betreut, falls sie diesen zur Verfügung stellen möchten!)
Konfigurieren Sie die Besprechungsoptionen vor dem Meeting
Technische Vorbereitungen
Konfigurieren Sie den gewünschten Hintergrund bei sich selbst
Verbinden Sie sich wenn möglich mit einem LAN-Kabel, um ausreichend Bandbreite sicherzustellen.
Schließen Sie nicht notwendige Apps (damit Sie nicht aus Versehen vertrauliche Informationen preisgeben und um die Geschwindigkeit Ihres PCs zu erhöhen).
Machen Sie eine Testlauf, um die technischen Einstellungen zu prüfen.
Hier finden Sie die Checkliste zum Download als Word-Vorlage