Ein häufiges Problem und seine Lösung.
Im Data Lifecycle Management spielt die Festlegung von Aufbewahrungsfristen (Retention) eine entscheidende Rolle. Sie bestimmt, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht werden können. Diese Fristen sind gesetzlich geregelt und dienen dazu, wichtige Informationen zu schützen und gleichzeitig die Privatsphäre der Betroffenen zu wahren. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann erhebliche rechtliche Konsequenzen haben, wie beispielsweise Bußgelder oder sogar strafrechtliche Ermittlungen. Um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, wird oft ein Disposition Review durchgeführt. Hierbei werden Dateien vor ihrer Löschung noch einmal überprüft. Leider funktioniert dieser Prozess nicht immer reibungslos.
Warum scheitert der Disposition Review so häufig?
In meiner Praxis habe ich festgestellt, dass eine häufige Ursache für Probleme beim Disposition Review die Konfiguration des Verlängerungszeitraums ist. Dieser Zeitraum bestimmt, wie lange ein Dokument für den Review vorgehalten wird, bevor es automatisch gelöscht werden kann.
Spoiler: Wähle mehr als sieben Tage für den Verlängerungszeitraum und der Disposition Review wird funktionieren.
Die 7-Tage-Regel: Ein empirisch ermittelter Zusammenhang
Nach eingehender Analyse habe ich festgestellt, dass ein Verlängerungszeitraum von mindestens sieben Tagen zu einem erfolgreichen Disposition Review führt. Wenn der Zeitraum kürzer gewählt wird, besteht die Gefahr, dass das Dokument aus dem Prozess herausfällt. In diesem Fall bleibt es mit dem jeweiligen retention label einfach in SharePoint gespeichert, es kommt nicht mehr zum Disposition Review und wird nicht gelöscht.
Warum oder: Die Rolle des Managed Folder Assistant
Meine Vermutung ist, dass der Managed Folder Assistant (MFA) hier eine entscheidende Rolle spielt. Der MFA ist ein Microsoft 365-Dienst, der automatisch Aufgaben wie das Verschieben, Löschen oder Kennzeichnen von Dateien übernimmt. Wahrscheinlich ist er dafür verantwortlich, Dokumente zu sammeln und für den Review vorzubereiten. Allerdings gibt es von Microsoft keine offizielle Dokumentation, die die genauen Funktionsweisen des MFA bei Disposition Reviews detailliert beschreibt.
Wenn der Verlängerungszeitraum unter sieben Tagen liegt, dann fällt das Dokument aus dem Prozess, bevor der MFA es für den Review abholen kann.
Warum genau sieben Tage?
Microsoft dokumentiert, dass der Managed Folder Assistant (MFA) in der Regel alle sieben Tage ausgeführt wird, um Dateien gemäß den festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien zu verarbeiten. Dies ist auch mein Anhaltspunkt, weswegen ich davon ausgehe, dass der MFA hier am Werk ist. Wenn der Verlängerungszeitraum für einen Disposition Review kürzer als sieben Tage ist, besteht das Risiko, dass Dokumente aus dem Prozess fallen, bevor der MFA sie erfassen kann. Dies könnte erklären, warum Disposition Reviews mit kürzeren Zeiträumen häufig nicht erfolgreich sind.
Meine Empfehlung:
Um sicherzustellen, dass Deine Disposition Reviews zuverlässig funktionieren, empfehle ich Dir dringend Folgendes:
Verlängerungszeitraum: Stelle den Verlängerungszeitraum auf mindestens acht Tage ein.
Gruppen statt Einzelpersonen: Benenne immer eine Gruppe für den Review, um sicherzustellen, dass die Überprüfung auch dann durchgeführt wird, wenn einzelne Personen das Unternehmen verlassen.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig die Konfiguration des Disposition Reviews und passe sie bei Bedarf an.
Fazit
Der Disposition Review ist ein wichtiges Instrument für das Data Lifecycle Management. Indem Du die genannten Empfehlungen befolgst, kannst Du sicherstellen, dass Deine Unternehmensdaten ordnungsgemäß verwaltet und vor versehentlichem Löschen geschützt werden.
Hinweis:
Obwohl diese Empfehlungen auf meinen Erfahrungen und Analysen basieren, empfehle ich Dir, sich auch die offizielle Microsoft-Dokumentation anzusehen (evtl. ist der Funktionsmechanismus dort mittlerweile beschrieben).
Welche Erlebnisse hat dir der Disposition Review schon beschert? Lass es mich in den Kommentaren wissen :)
Comments