Habt Ihr gewusst, dass Ihr in M365 zu einer Datei direkt eine Aufgabe erstellen könnt?
Wenn Ihr die Arbeit an einer Datei unterbrechen müsst, könnt Ihr euch direkt in SharePoint eine Aufgabe erstellen. Ihr könnt Euch sogar Notizen machen, so dass Ihr beim nächsten Mal genau wisst wo es weitergeht! ✅
Die Aufgabe wird per Workflow direkt in Eurer persönlichen Aufgabenverwaltung To Do erstellt und ist dann auch über Tasks in Teams sichtbar.
Ich finde diese Automatisierung sehr praktisch, weil es bei mir öfter vorkommt, dass ich Dinge nicht beim ersten Mal zu Ende bringen kann 🤭
Der Workflow läuft über Power Automate und muss zwar selbst erstellt werden, aber mit Anleitung geht das innerhalb von ein paar Minuten. Falls Ihr also öfter mal vor einer Datei sitzt und euch erst wieder 10 Minuten einlesen müsst bevor Ihr wieder wisst wie genau Ihr eigentlich weitermachen wolltet 🤓- dann lohnt es sich den Workflow zu basteln! 🐱🏍
Hier ist die Anleitung zur Erstellung des Workflows:
Wenn du in Teams bist --> Wechsle in SharePoint
Und gehe in der Dokumentbibliothek oben auf "Power Automate" und dann auf "Flow erstellen".
Wechsle über "Ihre Flows anzeigen" oder "Weitere Vorlagen anzeigen" in Power Automate.
Klicke auf "Neuer Flow" oder "+Erstellen", um den Flow zu erstellen.
Wähle den "sofortigen Cloudflow", um ihn in Zukunft manuell starten zu können. (Also immer dann, wenn du aus einer Aufgabe eine Datei erstellen möchtest ;) )
Wähle als Trigger "Für eine ausgewählte Datei" und achte darauf, dass das SharePoint-Symbol angezeigt wird. Klicke auf "Erstellen".
Wähle nun bei Websiteadresse die entsprechende Gruppe/ den Teamnamen deines Ablageortes aus.
Klicke auf "Eingabe hinzufügen" und wähle die Texteingabe. Im linken Feld definierst du das, was im rechten eingetragen werden soll. Dieser Text wird die später als Freitextfeld für deine Notizen angezeigt.
Im Feld "Dateieigenschaften abrufen" gibst du die selben Daten wie oben an und wählst bei ID die ID aus.
Wähle dann "To-Do hinzufügen" aus und fülle es wie unten aus.
Mit dem Klick auf "Speichern" bist du fertig! 😄
Hier nochmal der ganze Workflow:
