Nachdem wir uns nun schon mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools von M365 auseinandergesetzt haben (ToDo und Planner), gehen wir nun zu den Aufgabengeneratoren über.
Die meisten Aufgaben, die wir in ToDo und Planner verwalten, entstehen nämlich während der Kollaboration und Kommunikation mit unseren Kollegen und somit während der Arbeit in MS Teams und Outlook.
Da wäre es natürlich praktisch, wenn wir neue Aufgaben direkt im jeweiligen Programm erstellen könnten und nicht erst ToDo oder Planner öffnen müssten, stimmt'?
Glück gehabt! So ist es nämlich auch. 😉
Und wie das mit Outlook geht, erfährst Du jetzt. (Die Aufgabenerstellung und -verwaltung in MS Teams folgt nächste Woche.)
Wo finde ich Outlook?
Diese Frage erscheint Dir vielleicht etwas zu einfach, da Du Outlook wahrscheinlich als Desktop-Applikation standardmäßig offen hast. Aber wenn Du in der Arbeit mit M365 arbeitest, dann steht Dir auch Outlook als Web-Applikation zur Verfügung. Und im Web hat Outlook in Sachen Aufgabenerstellung tatsächlich mehr zu bieten als die Desktop-Version. Gib hierfür einfach https://outlook.office.com in Deinen Browser ein!
So erstellst Du Aufgaben direkt aus Outlook heraus!
In Outlook kannst Du E-Mails als Aufgaben markieren, die Dir dann automatisch in To Do und Tasks angezeigt werden.
Die Web-Applikation von Outlook bietet Dir sogar die Möglichkeit Teile von Mails zu markieren und nur daraus Aufgaben zu erstellen, die Dir dann in ToDo und Tasks angezeigt werden.
Wenn Du Dich jetzt fragst, was "Tasks" eigentlich ist, dann darfst Du Dich auf meinen nächsten BLOG-Artikel freuen! 😉
Eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen
Um eine E-Mail als Aufgabe zu markieren, musst Du mit der Maus einfach das Fähnchen oben rechts in der E-Mail anklicken. Wenn Du mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen klickst, kannst Du sogar schon das Fälligkeitsdatum auswählen.
Die Aufgabe wird automatisch in ToDo unter "gekennzeichnete E-Mail" angezeigt:
Außerdem wird Dir die Aufgabe auch, je nach Fälligkeitsdatum, bei "Mein Tag" vorgeschlagen, so dass Du sie rechtzeitig erledigst.
Tipp!
Wenn die Aufgabe erledigt ist, kannst Du sie auch ganz leicht über Outlook als erledigt markieren. Klicke das rote Fähnchen einfach nochmal an. Es verwandelt sich dann in einen grünen Haken und die Aufgabe ist erledigt und verschwindet auch aus To Do 😊.
Eine Aufgabe aus einem Textteil einer E-Mail erstellen
Wahrscheinlich bekommst Du nicht immer E-Mails, bei denen Du im Nachhinein noch genau weißt, worin jetzt eigentlich genau die Aufgabe bestand, die Du Dir merken wolltest. In diesem Fall empfehle ich Dir die Verwendung von Outlook für das Web. Hier kannst Du Dir nämlich einzelne Textstellen markieren und gezielt dazu Aufgaben erstellen.
Rufe hierfür die Webversion von Outlook auf: https://outlook.office.com/ und öffne die E-Mail, die Deine Aufgabe enthält. Markiere dann die entsprechende Textstelle mit der Maus und bleibe ein paar Sekunden darauf.
Nun erscheint ein kleines Pop-Up oberhalb des Textes, das zuletzt das ToDo-Symbol enthält. Wenn Du darauf klickst, öffnet sich rechts eine Seitenleiste mit dem Textausschnitt als Aufgabe, die ab sofort in ToDo angezeigt wird.
Mit einem Doppelklick auf den Text kannst Du ihn noch verändern 😉.
Tipp!
Auf die selbe Art und Weise kannst Du Emails auch als Ereignis Deinem Kalender hinzufügen! Klicke dazu in der rechten Seitenleiste oben einfach links auf Kalender und ziehe die Email dann per Drag & Drop herüber.
